Vereenvoudig contributie innen voor verenigingen

Het innen van contributie is een essentieel onderdeel van het beheer van een vereniging. Het zorgt voor de benodigde financiële middelen om activiteiten te organiseren, faciliteiten te onderhouden en de algemene werking van de vereniging te garanderen. Gelukkig biedt NIKKI een oplossing die dit proces vereenvoudigt en stroomlijnt. Met NIKKI wordt contributie innen niet alleen een fluitje van een cent, maar zelfs een aangename ervaring. In dit blog lees je hoe jouw vereniging hiervan kan profiteren.

‍

Aanleveren van het Ledenbestand

Het NIKKI Traject begint met het aanleveren van het ledenbestand. Hierbij biedt NIKKI de verenigingen twee opties aan:

1. Koppeling met Sportlink: De vereniging voert de leden correct in het Sportlink-systeem in. Vervolgens is het slechts een kwestie van één druk op de knop om de openstaande posten op te halen en in te lezen in het NIKKI systeem.
2. Excel-lijst: NIKKI biedt een gebruiksklaar sjabloon aan, waardoor het voor de vereniging makkelijker wordt om de informatie van haar leden in te voeren en door te sturen naar NIKKI.

‍

Start NIKKI Traject

Dag 1: E-mail met Betaalopties

Na het inlezen van de leden in het systeem, ontvangen zij een e-mail met drie verschillende betaalmogelijkheden:

• Volledige betaling: Leden kunnen het contributiebedrag zonder bijkomende kosten in één keer voldoen.
• Gespreid betalen: Leden kunnen kiezen om in termijnen te betalen, verspreid over 8 of 10 termijnen, afhankelijk van de keuze van de vereniging. Hierbij worden servicekosten van 10% van het contributiebedrag in rekening gebracht, met een maximum van 19 euro.
• Vergoeding via derden: Leden kunnen, indien zij hiervoor in aanmerking komen, gebruikmaken van een vergoeding via derden, zoals het Jeugd Fonds Sport & Cultuur. Dit dient zelf doorgegeven te worden aan NIKKI, zoals vermeld in de e-mail.

‍

Dag 5: Eerste Betaling

Op dag 5, dienen de leden het contributiebedrag te betalen, of indien gekozen voor gespreid betalen de eerste termijn van hun contributie te betalen. Dit betreft een deel van het totale bedrag. Indien de betaling niet tijdig wordt ontvangen, ontvangen de leden op dag 10 een herinneringsmail waarin wordt aangegeven dat de betaling van de termijn nog uitstaat.

Indien na de herinneringsmail op dag 10 nog steeds geen betaling is ontvangen, wordt op dag 26 telefonisch contact opgenomen met de desbetreffende leden om het betalingsproces te bespreken en eventuele problemen op te lossen.

Gedurende het termijn ontvangen de leden vijf dagen voor en vijf dagen na de vervaldatum van elke termijn een herinneringsmail waarin wordt aangegeven dat de betalingstermijn bijna verstrijkt of verstreken is.

Op de 20e van elke maand ontvangen leden een e-mail waarin wordt gewaarschuwd voor een mogelijke blokkering van hun lidmaatschap vanwege een achterstand in betalingen. Hierin wordt benadrukt dat zij de achterstallige betaling dienen te voldoen om deelname aan activiteiten te kunnen voortzetten.

Leden die drie termijnen (3 maanden) niet hebben voldaan, ontvangen een pre-incasso melding op de 20e van elke maand. Als na 15 dagen nog steeds geen betaling is ontvangen, heeft de vereniging de keuze en bevoegdheid om de betreffende leden over te dragen aan CollectMasters.

Vijf dagen na het verzenden van de pre-incasso meldingen ontvangt de club een e-mail met een overzicht van de leden die (Indien de vereniging hiervoor gekozen heeft) zijn overgedragen aan CollectMasters. Dit helpt om te voorkomen dat leden worden benaderd die reeds hebben betaald na ontvangst van de melding.

‍

Afdrachten aan de vereniging

Het proces van financiële afdrachten aan de verenigingen verloopt op een wekelijkse basis. Door het wekelijkse schema van financiële afdrachten worden betalingen regelmatig en op tijd verwerkt, waardoor er minder kans is op vertragingen of fouten in de financiële transacties.

Bij de allereerste contributiebetaling wordt de NIKKI Fee ingehouden. Dit houdt in dat een deel van het bedrag dat leden betalen, wordt gebruikt om de kosten van NIKKI te dekken. Deze transparante aanpak zorgt ervoor dat alle betrokken partijen duidelijk inzicht hebben in de kostenstructuur, waardoor het verloop van de financiële afhandeling tussen de verenigingen en NIKKI soepel en transparant is.

‍

Evaluaties

Kwartaaloverzicht

Elke kwartaal ontvangen de verenigingen een gedetailleerd overzicht via e-mail, waarin zij de volledige stand van zaken van hun vereniging kunnen bekijken. Dit biedt inzicht in financiële prestaties en eventuele bijzonderheden die aandacht behoeven.

‍

Jaarlijkse Evaluatie

Eén keer per jaar vindt een uitgebreide evaluatie plaats. Tijdens deze evaluatie analyseren we het afgelopen seizoen, richten we ons op behaalde successen, uitdagingen en mogelijke verbeterpunten. Dit helpt ons om plannen te maken voor de toekomst en het nieuwe seizoen met vertrouwen te starten.

‍

Voordelen van contributie innen met NIKKI

Professioneel belteam

‍Wanneer een lid zijn contributie niet op tijd betaalt, nemen wij direct actie. Ons persoonlijke belteam neemt telefonisch contact op met jouw leden. Dit team is speciaal getraind om leden op een vriendelijke en doeltreffende manier te herinneren aan hun betalingsverplichtingen. Dankzij deze persoonlijke aanpak worden achterstallige betalingen sneller afgehandeld, en zien we een duidelijke vermindering van het aantal wanbetalers.

‍

Persoonlijke relatiebeheerder

‍Bij NIKKI krijg je een persoonlijke relatiebeheerder toegewezen, iemand die jouw vereniging door en door kent. Deze relatiebeheerder staat altijd voor je klaar om te helpen met vragen en ondersteunt je bij het optimaliseren van het proces van contributie innen. Zo heb je altijd een vast aanspreekpunt die je met raad en daad bijstaat.

‍

Eenvoudige betalingsmethoden

‍Wij zorgen ervoor dat jouw leden eenvoudig hun contributie kunnen betalen via een iDEAL-betaallink die we sturen. Deze methode is betrouwbaar en vertrouwd, wat ervoor zorgt dat leden sneller en op tijd betalen. Daarnaast bieden we de optie om in termijnen te betalen, waardoor de financiële druk op de leden vermindert en de kans op niet-betaling afneemt.

‍

Online dashboard

‍Met ons online dashboard heb je altijd een duidelijk overzicht van alle contributies en betalingen binnen jouw vereniging. Je kunt eenvoudig openstaande bedragen inzien, herinneringen versturen en betalingen volgen. Dit zorgt ervoor dat je altijd up-to-date bent en direct toegang hebt tot alle benodigde informatie om het contributie innen soepel te laten verlopen.

‍

Jeugd Fonds Sport & Cultuur

Verenigingen die samenwerken met NIKKI kunnen nu profiteren van de samenwerking met het Jeugd Fonds Sport & Cultuur. Dit betekent minder administratieve lasten en meer focus op het bieden van kwalitatieve sport- en cultuuractiviteiten. Door de directe communicatie tussen NIKKI en het fonds worden betalingen sneller verwerkt, wat bijdraagt aan de financiële stabiliteit van de verenigingen.

‍

Conclusie

Contributie innen hoeft geen drempel meer te vormen voor verenigingen. Met NIKKI wordt dit proces eenvoudig en efficiënt. Door persoonlijk contact te onderhouden, processen te automatiseren en tijd te besparen, maakt NIKKI contributie innen een fluitje van een cent. En dit alles zonder dat de vereniging kosten hoeft te maken. Wil je meer wilt weten over hoe NIKKI jouw vereniging kan ondersteunen neem dan snel contact op!