Onbetaalde facturen: Welke acties kun je ondernemen?

Onbetaalde facturen: Hoe beperk je risico’s en onderneem je actie?

Onbetaalde facturen zijn een probleem waar elke ondernemer vroeg of laat mee te maken krijgt. Of je nu net begint of al jaren actief bent, de impact van een onbetaalde factuur kan groot zijn, vooral wanneer meerdere facturen blijven liggen. Een goede voorbereiding en snel handelen bij betalingsachterstanden zijn cruciaal om de financiële gezondheid van jouw bedrijf te waarborgen.

‍

Hoe verklein je de kans op onbetaalde facturen?

Hoewel je onbetaalde facturen nooit helemaal kunt voorkomen, zijn er verschillende stappen die je kunt nemen om de kans erop te verkleinen:

1. Ken je klant: Onderzoek altijd de kredietwaardigheid en financiële gezondheid van een nieuwe klant voordat je een samenwerking aangaat. Dit geeft je inzicht in het betalingsgedrag en de betrouwbaarheid van de klant.
2. Heldere afspraken: Stel duidelijke algemene en leveringsvoorwaarden op en zorg ervoor dat jouw klanten hiermee akkoord gaan voordat je een opdracht start. Vermeld ook een eigendomsvoorbehoud in jouw voorwaarden. Dit betekent dat de geleverde producten pas eigendom worden van de klant nadat de factuur volledig is betaald. Betaalt de klant niet? Dan kun je de producten terugvorderen.
3. Wees consequent en professioneel: Zorg ervoor dat gemaakte afspraken altijd duidelijk zijn vastgelegd. Dit creëert vertrouwen bij de klant en verkleint de kans dat een factuur onbetaald blijft.

‍

Wat te doen bij onbetaalde facturen?

Ondanks al je voorzorgsmaatregelen kan het toch gebeuren dat een factuur onbetaald blijft. Dit kan een vergissing zijn, maar het is belangrijk om snel actie te ondernemen. Hoe langer je wacht, hoe groter het risico dat je het geld niet meer ontvangt.

1. Stuur een betalingsherinnering: Zodra de betalingstermijn is verlopen, wacht dan niet te lang en stuur direct een betalingsherinnering. Soms is een factuur simpelweg over het hoofd gezien en kan een vriendelijk telefoontje of e-mail de kwestie snel oplossen. Bellen werkt vaak beter dan mailen, omdat je direct contact maakt met de klant en sneller duidelijkheid krijgt.
2. Verstuur een aanmaning: Blijft de betaling alsnog uit? Dan is het tijd om een formele aanmaning te versturen. Dit is dwingender dan een herinnering en geeft aan dat je serieuze stappen gaat ondernemen als de factuur niet snel wordt betaald. Voeg, indien mogelijk, extra kosten toe voor de late betaling, mits dit in jouw voorwaarden is opgenomen.
3. Stuur een ingebrekestelling: Als de klant ook na de aanmaning niet betaalt, kun je een ingebrekestelling versturen. Dit geeft de klant een laatste kans om te betalen voordat je juridische stappen onderneemt of de vordering uit handen geeft aan een incassobureau. Zorg ervoor dat je duidelijk vermeldt wat de gevolgen zullen zijn als er nog steeds niet wordt betaald.

‍

Het belang van strak debiteurenbeheer

Een effectief debiteurenbeheer is essentieel voor de financiële gezondheid van elk bedrijf. Onbetaalde facturen kunnen de cashflow verstoren en, indien onbehandeld, ernstige gevolgen hebben voor jouw bedrijfsvoering. Door een gestructureerd proces in te voeren voor het opvolgen van openstaande facturen, minimaliseer je de kans op problemen.

‍

Automatiseren van debiteurenbeheer

Bij NIKKI begrijpen we dat het bijhouden van facturen tijdrovend kan zijn. Daarom bieden we oplossingen zoals geautomatiseerde herinneringen en overzichtelijke rapportages, zodat je altijd precies weet welke facturen nog openstaan en welke acties je kunt ondernemen. Daarnaast hebben we samenwerkingen met incassobureaus om verdere stappen te kunnen zetten wanneer dat nodig is.

Kredietverzekering: Extra zekerheid bij onbetaalde facturen

Een goed debiteurenbeheer biedt veel zekerheid, maar in sommige gevallen is een extra laag bescherming wenselijk. Een kredietverzekering kan een oplossing zijn. Hiermee ben je verzekerd tegen de financiële gevolgen van onbetaalde facturen. Hoewel een kredietverzekering geen garantie biedt dat elke factuur wordt betaald, geeft het wel de zekerheid dat je niet in financiële problemen komt als er een keer iets misgaat.

‍

Voordelen van een kredietverzekering

• Vergoeding bij onbetaalde facturen
• Meer zekerheid bij grote opdrachten
• Minder stress rondom debiteurenbeheer
• Bescherming tegen langdurige betalingsachterstanden

‍

Veelgestelde vragen over kredietverzekeringen

1. Wat gebeurt er als een klant niet betaalt?
   Als een klant niet betaalt, vergoedt de kredietverzekering de schade volgens de afgesproken voorwaarden. Zo bescherm je jouw bedrijf tegen de financiële impact van onbetaalde facturen.
2. Kan ik een kredietverzekering afsluiten voor specifieke klanten?
   Ja, je kunt een kredietverzekering afsluiten voor specifieke klanten of projecten. Zo weet je precies welke facturen verzekerd zijn en ben je gericht beschermd.
3. Wat kost een kredietverzekering?
   De kosten van een kredietverzekering hangen af van de omvang van jouw bedrijf, het aantal klanten en de risico’s die je loopt. Neem contact met ons op voor een op maat gemaakt voorstel.

‍

Laat NIKKI je helpen bij onbetaalde facturen

Bij NIKKI staan we klaar om je te helpen met al je facturatiebehoeften. Onze oplossingen maken het beheer van onbetaalde facturen eenvoudiger en efficiënter. Neem vandaag nog contact op en ontdek hoe we jouw debiteurenbeheer naar een hoger niveau kunnen tillen.

‍